Pollmeier Massivholz GmbH

Bewerber- Information gemäß Datenschutzgrundverordnung (Art. 13 EU-DSGVO)

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns besonders wichtig.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, beispielsweise des Namens, der Anschrift, E-Mail- Adresse oder Telefonnummer, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und in Übereinstimmung mit den geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen.

Mittels dieser Datenschutzinformation möchten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte aufklären.

1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze ist die:

Pollmeier Massivholz GmbH & Co. KG 

Pferdsdorfer Weg 6

D- 99831 Creuzburg

2. Betroffene Personen

Die vorliegende Datenschutzinformation gilt für alle natürlichen Personen die sich für eine Beschäftigung bei der Pollmeier Massivholz GmbH & Co. KG in Deutschland bewerben und klärt Sie darüber auf, wie die Pollmeier Massivholz GmbH & Co. KG, Pferdsdorfer Weg 6, 99831 Creuzburg (nachstehend „Pollmeier“, „wir“, „uns“) und die mit Pollmeier verbundenen Unternehmen und Tochterunternehmen Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung Ihres Bewerbungsverfahrens erheben und verarbeiten.

Die mit Pollmeier verbundenen Unternehmen und Tochterunternehmen sind die nachstehend genannten:

• Pollmeier Schnittholz GmbH & Co. KG, Pferdsdorfer Weg 6, 99831 Creuzburg
• Pollmeier Furnierwerkstoffe GmbH, Pferdsdorfer Weg 6, 99831 Creuzburg
• Pollmeier Maschinenbau GmbH & Co. KG, Zum Osterfeld 2, 59872 Meschede 
• Pollmeier Inc., 8100 SW Nyberg Street Suite #250, Tualatin, Oregon 97062
• Pollmeier Polska SP.z o.o., Ul. Towarowa 35, 61-896 Poznan

3. Kategorien personenbezogener Daten

Pollmeier erhebt, verarbeitet und nutzt im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung unter anderen die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Identifikationsdaten: Name, Ihre Staatsbürgerschaft und Ihr Geburtsdatum
• Kontaktdaten: private Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adressen
• Bewerbungsinformationen: Arbeitserfahrungen (einschließlich Referenzen früherer Arbeitgeber), Qualifikationen und beruflicher Werdegang, schulische Vorbildung, Sprachkenntnisse, berufliche Kenntnisse und Talente, Zertifizierungen, Mitgliedschaften in Berufsverbänden, gesellschaftliches Engagement
• Bewerbungsgesprächsaufzeichnungen (Telefoninterviews, persönliche Gespräche)
• Kommunikationsdaten (E-Mail, Schriftverkehr)

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, um eine effektive Bearbeitung Ihrer Bewerbung sicherzustellen. Dies umfasst:

• Bewerbungs- und Einstellungsaktivitäten
• Verwaltung Ihrer Bewerbungsunterlagen
• Bewertung von Qualifikationen
• Durchführung von Bewerbungsgesprächen
• Treffen einer Einstellungsentscheidung
• Planung des Einarbeitungs- und Einstellungsprozesses
• Kommunikation mit Ihnen

5. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten stets im Einklang mit der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Nachstehend sehen Sie eine Beschreibung der Rechtsgrundlagen, auf deren Basis wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass diese Angaben nur Beispiele und keine vollständige oder abschließende Liste der möglichen Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung darstellen.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit.a DSGVO):

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur mit Ihrer vorherigen, ausdrücklichen und freien Einwilligung, z. B. wenn Sie uns eine Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen für einen längeren Zeitraum als den für das Bewerbungsverfahren erforderlichen Zeitraum gestatten.

Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit.b DSGVO):

Die Datenverarbeitung ist für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich.

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO):

Pollmeier unterliegt einer Reihe gesetzlicher Anforderungen wie z. B. Arbeits- und Beschäftigungsgesetze, Sozialversicherungs- und -schutzgesetze, Datenschutzgesetze, Steuergesetze. Zur Einhaltung dieser Anforderungen müssen wir bestimmte personenbezogene Daten, wie z.B. personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erheben, verarbeiten.

Wahrung berechtigter Interessen von Pollmeier oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit.f DSGVO):

Pollmeier verarbeitet bestimmte personenbezogene Daten zur Wahrung Ihrer berechtigten Interessen oder von Interessen Dritter. Dies erfolgt jedoch nur, wenn Ihre Interessen als Betroffener im Einzelfall keinen Vorrang gegenüber den Interessen von Pollmeier haben.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Pollmeier stellt grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.

Unsere Muttergesellschaft/Zentrale, die Pollmeier Massivholz GmbH & Co. KG,  Pferdsdorfer Weg 6, 99831 Creuzburg, sowie alle verbundenen Unternehmen können Ihre personenbezogenen Daten, die für Bearbeitung Ihres Bewerbungsverfahrens erforderlich sind, erhalten, je nachdem für welche freie Stelle Sie sich bewerben.

Im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfragen und Ihrer Nutzung unserer Services beauftragen wir auch externe Auftragnehmer. Diese Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet und verarbeiten personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten unter anderem Dienstleiter, Auftragsverarbeiter oder sonstige Dritte zur Erbringung folgender Services sein:

• Unterstützung und Wartung von EDV-/ IT-Anwendung
• Datenvernichtung
• Website-Management
• Medientechnik

Die Verarbeitung der Daten findet grundsätzlich in Deutschland oder Staaten der Europäischen Union statt. Sollten personenbezogenen Daten, die wir über Sie erheben oder verarbeiten, an Empfänger weitergeleitet werden, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ("EWR") befinden haben wir geeignete Maßnahmen ergriffen, um die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung zu gewährleisten, z. B. der Abschluss geeigneter EU-Mustervertragsklauseln, anerkannte Codes of Conduct oder anerkannte Zertifizierungsmechanismen gem. Artikel 42 DSGVO.

Für die Durchführung von virtuellen Besprechungen mit Video- und Audiofunktion nutzt unser Unternehmen die Software „Teams“ von Microsoft (MS Teams). Im Rahmen der Nutzung von MS Teams werden Daten von Besprechungsteilnehmer*innen (Name, Benutzername, Metadaten, Diagnosedaten, Chat, Audio und Videodaten) von Microsoft verarbeitet.

Nähere Informationen zur Datenverarbeitung von Microsoft finden Sie im MS Trust Center und der MS Datenschutzerklärung .

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen Ihre Bewerberdaten prinzipiell 6 Monate nach einer negativen Einstellungsentscheidung von Pollmeier oder nachdem Sie ein Angebot von Pollmeier abgelehnt haben. Pollmeier darf Ihre Bewerberdaten 1 Jahr lang aufbewahren, falls Sie dem zugestimmt haben, um für andere Positionen bei Pollmeier oder einer anderen Gesellschaft der Pollmeier Gruppe berücksichtigt zu werden.

Nehmen Sie ein Angebot von Pollmeier an, werden Ihre Bewerberdaten während der Dauer Ihrer Beschäftigung bei Pollmeier aufbewahrt.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber vorab gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

9. Datensicherheit

Pollmeier hat technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, die geeignet sind, die unbefugte oder unrechtmäßige Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, den unbefugten oder unrechtmäßigen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten oder Verlust, Vernichtung, Änderung oder Beschädigung Ihrer personenbezogenen Daten, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zu verhindern. Diese Maßnahmen gewährleisten ein Sicherheitsniveau, das den von der Verarbeitung ausgehenden Risiken und der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten entspricht.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

10. Betroffenenrechte

Wenn Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, der Ihnen gerne zur Verfügung steht.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Pollmeier Massivholz GmbH & Co. KG ist wie folgt zu erreichen:

E-Mail: datenschutz@Pollmeier.com

Sie haben als Betroffener gesetzliche Rechte in Bezug auf die personenbezogenen Daten, welche Pollmeier über Sie erhebt und verarbeitet.

Laut Gesetz stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft über Sie betreffende Daten (Auskunftsrecht),
• das Recht auf Berichtigung von falschen Daten oder, unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke, das Recht auf Vervollständigung von unvollständigen Daten (Berichtigungsrecht)

und, sofern bestimmte Gründe zutreffen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind,

• das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Löschungsrecht),
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung),
• das Recht auf Empfang und Übermittlung der personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, an einen anderen Verantwortlichen (Recht auf Datenübertragbarkeit) und
• das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen (Widerspruchsrecht).

Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu.

11. Aktualität der Datenschutzinformation

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 01.09.2025.

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Applicant information in accordance with the General Data Protection Regulation (Art. 13 EU GDPR)

We appreciate your application and your interest in our company. The protection of your personal data is particularly important to us.

The processing of your personal data, such as your name, address, e-mail address or telephone number, is always carried out in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and in compliance with the applicable country-specific data protection regulations.

With this data protection policy we would like to inform you about the type, scope and purpose of the personal data we collect, use and process. We would also like to inform you about your legal rights.

1. Name and address of the responsible party for processing

The responsible party for processing within the meaning of the General Data Protection Regulation and other data protection laws applicable in the Member States of the European Union is:

Pollmeier Massivholz GmbH & Co.KG

Pferdsdorfer Weg 6

D- 99831 Creuzburg

2. Data subjects

This data protection policy applies to all natural persons who apply for employment at Pollmeier Massivholz GmbH & Co. KG in Germany and explains how Pollmeier Massivholz GmbH & Co. KG, Pferdsdorfer Weg 6, 99831 Creuzburg (hereinafter referred to as "Pollmeier", "we", "us") and the companies affiliated with Pollmeier and its subsidiaries collect and process your personal data in connection with the recruiting process.

The companies affiliated with Pollmeier and its subsidiaries are listed below:

• Pollmeier Schnittholz GmbH & Co. KG, Pferdsdorfer Weg 6, 99831 Creuzburg
• Pollmeier Furnierwerkstoffe GmbH, Pferdsdorfer Weg 6, 99831 Creuzburg
• Pollmeier Maschinenbau GmbH & Co. KG, Zum Osterfeld 2, 59872 Meschede
• Pollmeier Inc., 8100 SW Nyberg Street Suite #250, Tualatin, Oregon 97062
• Pollmeier Polska SP.z o.o., Ul. Towarowa 35, 61-896 Poznan

3. Categories of personal data

In connection with your application, Pollmeier collects, processes and uses the following categories of personal data, among others:

• Identification data: name, nationality and date of birth;
• Contact data: home address, telephone numbers and email addresses;
• Application information: work experience (including references from previous employers), qualifications and professional background, educational background, language skills, professional knowledge and talents, certifications, memberships in professional associations, social engagement
• Job interview records (telephone interviews, face-to-face interviews)
• Communication data (email, other written correspondence)

4. Purposes of data processing

To the extent necessary, we process your personal data solely to ensure the effective processing of your application. This includes:

• Application and recruitment activities
• Administration of your application documents
• Evaluation of qualifications
• Conducting interviews
• Making a recruitment decision
• Planning the training and onboarding process
• Communicating with you

5. Legal basis for data processing

We always process your personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and in compliance with the applicable data protection provisions of the German Federal Data Protection Act (BDSG).

Below you will find a description of the legal basis on which we process your personal data. Please note that this information is only an example and does not represent a complete or exhaustive list of the possible legal bases for data processing.

Consent (Art. 6(1)(a) GDPR)

We only process your personal data with your prior, explicit and freely given consent, e.g. if you allow us to store your application documents for a longer period than is necessary for the recruiting process.

Fulfilment of a contract with you (Art. 6(1)(b) GDPR)

Data processing is necessary for the execution of pre-contractual measures to establish an employment relationship with you.

Fulfilment of a legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR)

Pollmeier is subject to a number of legal requirements, such as labour and employment laws, social security and protection laws, data protection laws and tax laws. In order to comply with these requirements, we need to process certain personal data, such as personal data that we collect during the application process.

Protection of the legitimate interests of Pollmeier or a third party (Art. 6(1)(f) GDPR)

Pollmeier processes certain personal data to protect its legitimate interests or those of third parties. However, this only occurs if your interests as the data subject do not take precedence over the interests of Pollmeier in individual cases.

6. Recipients or categories of recipients of personal data

Pollmeier ensures that your personal data is only accessible to a limited number of authorised persons who need to know this data for the above-mentioned processing purposes.

Our parent company/head office, Pollmeier Massivholz GmbH & Co. KG, Pferdsdorfer Weg 6, 99831 Creuzburg, and all affiliated companies may receive your personal data that is necessary for processing your application, depending on which vacancy you are applying for.

We also commission external contractors to process your enquiries and your use of our services. These service providers are contractually obliged to comply with data protection regulations and only process personal data in accordance with our instructions.

Under these conditions, recipients of personal data may include service providers, processors or other third parties for the provision of the following services:

• Support and maintenance of EDP/IT applications
• Data destruction
• Website management
• Media technology

The data is generally processed in Germany or countries of the European Union. If personal data that we collect or process is transferred to recipients located outside the European Economic Area ("EEA"), we have taken appropriate measures to ensure compliance with the requirements of the General Data Protection Regulation, e.g. the conclusion of appropriate EU model contract clauses, recognised codes of conduct or recognised certification mechanisms in accordance with Article 42 GDPR.

Our company uses Microsoft's "Teams" software (MS Teams) to conduct virtual meetings with video and audio functionality. When using MS Teams, data from meeting participants (name, username, metadata, diagnostic data, chat, audio and video data) is processed by Microsoft.

For more information on Microsoft's data processing, please refer to the MS Trust Centre and the MS Privacy Statement .

7. Duration of data storage

We generally delete your application data six months after a negative recruitment decision by Pollmeier or after you have rejected an offer from Pollmeier. Pollmeier may retain your application data for one year if you have agreed to this, so that you can be considered for other positions at Pollmeier or another company in the Pollmeier Group.

If you accept an offer from Pollmeier, your application data will be stored for the duration of your employment with Pollmeier.

8. Automated decision-making

We do not use automated decision-making in accordance with Art. 22 GDPR to carry out the application process. If we use these procedures in individual cases, we will inform you of this in advance, provided this is required by law.

9. Data security

Pollmeier has taken technical and organisational measures to prevent the unauthorised or unlawful disclosure of your personal data, unauthorised or unlawful access to your personal data, or the loss, destruction, alteration or damage of your personal data, whether accidental or unlawful. These measures ensure a level of security appropriate to the risks posed by the processing and the nature of the personal data to be protected.

Our security measures are continuously improved in line with technological developments.

10. Rights of data subjects

If you have any questions regarding the processing of your personal data, you can contact our data protection officer at any time, who will be happy to assist you.

The company data protection officer at Pollmeier Massivholz GmbH & Co. KG can be contacted as follows:

Email: datenschutz@Pollmeier.com

As a data subject, you have legal rights regarding the personal data that Pollmeier collects and processes about you.

According to the law, you have the following legal rights:

• the right to access stored data concerning you (right of access),
• the right to have incorrect data corrected or, taking into account the purposes of the processing, the right to have incomplete data completed (right to rectification)

and, provided that certain reasons apply and the legal requirements are met,

• the right to have your personal data deleted (right to erasure),
• the right to restrict the processing of your personal data (right to restriction of processing),
• the right to receive and transfer the personal data you have provided to us to another responsible party (right to data transfer) and
• the right to object to the processing of your personal data (right to object).

Furthermore, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority for data protection at any time.

11. Up-to-date data protection information

This privacy policy is currently valid and dated 01.09.2025.